Vir die gerief om met 'n groot verskeidenheid data in die tafels te werk, moet hulle voortdurend volgens 'n sekere maatstaf bestel word. Daarbenewens, vir spesifieke doeleindes, soms is die hele data skikking nie nodig nie, maar slegs individuele lyne. Om sodoende nie in 'n groot hoeveelheid inligting te verwar word nie, sal 'n rasionele oplossing wees om die data te stroomlyn en uit ander resultate te filter. Kom ons uitvind hoe om data in Microsoft Excel te sorteer en te filter.
Eenvoudige data sorteer
Sorteer is een van die mees geskikte gereedskap wanneer jy in Microsoft Excel werk. Daarmee kan jy die rye van die tafel in alfabetiese volgorde rangskik volgens die data wat in die selle van die kolomme is.
Die sorteer van data in Microsoft Excel kan uitgevoer word met behulp van die knoppie "Sorteer en Filter", wat in die "Tuisblad" -bladsy op die lint in die "Redigeer" -balk verskyn. Maar eers moet ons op enige sel in die kolom klik waarop ons gaan sorteer.
Byvoorbeeld, in die onderstaande tabel moet werknemers alfabeties gesorteer word. Ons word in enige sel van die "Naam" kolom, en klik op die "Sort and Filter" knoppie. Om die name in alfabetiese volgorde te sorteer, kies die item "Sorteer van A tot Z" in die lys wat verskyn.
Soos u kan sien, is al die data in die tabel, volgens die alfabetiese lys van name.
Om die sorteer in omgekeerde volgorde uit te voer, kies in dieselfde kieslys die Sorteer-knoppie van Z na A ".
Die lys word herbou in omgekeerde volgorde.
Daar moet kennis geneem word dat hierdie soort sortering slegs met teksdataformaat aangedui word. Byvoorbeeld, wanneer die nommerformaat gespesifiseer is, word die soort "Van minimum tot maksimum" (en omgekeerd) gespesifiseer, en wanneer die datumformaat gespesifiseer word, "Van oud na nuut" (en andersom).
Gepasmaakte sorteer
Maar, soos ons sien, met die gespesifiseerde soorte sorteer volgens dieselfde waarde, word die data wat die name van dieselfde persoon bevat, in 'n arbitrêre volgorde binne die reeks gereël.
En wat om te doen as ons die name alfabeties wil sorteer, maar byvoorbeeld, as die naam pas, maak die data volgens datum gereël? Om dit te doen, sowel as om ander funksies te gebruik, alles in dieselfde menu "Sorteer en filter", moet ons na die item "Custom sorting ..." gaan.
Daarna word die sorteerinstellingsvenster oop. As daar opskrifte in u tabel is, moet u asseblief kennis neem dat daar in hierdie venster 'n vinkje moet verskyn langs 'My data bevat opskrifte'.
In die veld "Kolom" spesifiseer die naam van die kolom wat gesorteer sal word. In ons geval is dit die kolom "Naam". In die veld "Sorteer" word aangedui deur watter tipe inhoud gesorteer sal word. Daar is vier opsies:
- waarde;
- Selkleur;
- Font kleur;
- Selikoon
Maar in die meeste gevalle word die "Waardes" -item gebruik. Dit is standaard ingestel. In ons geval sal ons ook hierdie item gebruik.
In die kolom "Bestelling" moet ons die volgorde spesifiseer waarin die data geleë sal wees: "Van A tot Z" of andersom. Kies die waarde "Van A tot Z".
So, ons het sorteer op een van die kolomme. Om die sortering op 'n ander kolom aan te pas, klik op die knoppie 'Voeg vlak' by.
Nog 'n stel velde verskyn, wat reeds gevul moet word vir sortering deur 'n ander kolom. In ons geval, deur die kolom "Datum". Aangesien die datumformaat in hierdie selle ingestel is, stel ons die waardes nie van A tot Z nie, maar in die veld 'Bestel', maar 'Van oud na nuut' of 'Van nuut tot oud'.
Op dieselfde manier kan u in hierdie venster, indien nodig, en sorteer volgens ander kolomme in prioriteitsvolgorde. As al die instellings gedoen is, klik op die "OK" knoppie.
Soos u kan sien, is al ons data in ons tabel gesorteer, in die eerste plek volgens die naam van die werknemer, en dan op die betaaldatums.
Maar dit is nie al die eienskappe van persoonlike sorteer nie. As jy wil, kan jy in hierdie venster die sortering nie op kolomme instel nie, maar deur rye. Om dit te doen, klik op die "Parameters" knoppie.
In die oop venster van sorteerparameters, skuif die skakelaar van die posisie "Reekslyne" na die posisie "Reeks kolomme". Klik op die "OK" knoppie.
Nou, analoog met die vorige voorbeeld, kan jy data invoer vir sorteer. Voer die data in en klik op die "OK" -knoppie.
Soos u kan sien, word die kolomme hierna omgekeer volgens die ingevoerde parameters.
Natuurlik, vir ons tafel, as voorbeeld, is die gebruik van sorteer met die verandering van die ligging van die kolomme nie besonder nuttig nie, maar vir sommige ander tabelle kan hierdie soort sortering baie gepas wees.
filter
Daarbenewens is daar in Microsoft Excel n data filter funksie. Dit laat jou toe om net die data wat sigbaar is, sigbaar te maak en die res te verberg. Indien nodig, kan die verborge data altyd terugbesorg word na die sigbare modus.
Om hierdie funksie te gebruik, klik ons op enige sel in die tabel (en verkieslik in die kop). Klik weer op die "Sort and Filter" knoppie in die "Edit" toolbar. Maar hierdie keer in die kieslys wat verskyn, kies die item "Filter". U kan ook in plaas van hierdie aksies eenvoudig die sleutel kombinasie Ctrl + Shift + L. druk.
Soos u kan sien, verskyn in die selle met die naam van al die kolomme 'n ikoon in die vorm van 'n vierkant waarin die onderstebo driehoek ingeskryf is.
Klik op hierdie ikoon in die kolom waarna ons gaan filter. In ons geval het ons besluit om op naam te filter. Byvoorbeeld, ons moet die data net werknemer Nikolaev verlaat. Daarom verwyder ons die bosluis uit die name van alle ander werkers.
Wanneer die prosedure voltooi is, klik op die "OK" knoppie.
Soos ons sien, in die tafel was daar net lyne met die naam van die werknemer van Nikolaev.
Kom ons kompliseer die taak, en laat net in die tabel die data wat betrekking het op Nikolaev vir die III kwartaal van 2016. Om dit te doen, klik op die ikoon in die sel "Datum". In die lys wat oopmaak, verwyder die regmerkie van die maande "Mei", "Junie" en "Oktober", aangesien dit nie verband hou met die derde kwartaal nie en klik op die "OK" -knoppie.
Soos u kan sien, is daar slegs data wat ons benodig.
Om die filter op 'n spesifieke kolom te verwyder en om verborge data te wys, klik weer op die ikoon wat in die sel voorkom met die naam van hierdie kolom. In die menu wat oopmaak, klik op die item "Verwyder filter van ...".
As jy die filter as geheel wil herstel volgens die tabel, moet jy die "Sort and Filter" -knoppie op die lint klik en kies "Clear".
As jy die filter heeltemal moet verwyder, kies dan die "Filter" -element, of tik die sleutel kombinasie op die sleutelbord Ctrl + Shift + L.
Daarbenewens moet daarop gelet word dat, nadat ons die "Filter" -funksie aangeskakel het, as u op die ooreenstemmende ikoon in die tabelhoofselle klik, in die vertoonkieslys is die sorteerfunksies beskikbaar, wat ons hierbo genoem het: "Sorteer A tot Z" , "Sorteer van Z na A" en "Sorteer op kleur".
Tutoriaal: Hoe om 'n outomatiese filter in Microsoft Excel te gebruik
Slim tafel
Sorteer en filter kan ook geaktiveer word deur die data area waarmee u werk, in 'n sogenaamde "slimme tabel" te verander.
Daar is twee maniere om 'n slim tafel te skep. Om die eerste van hulle te gebruik, kies die hele gebied van die tabel en, in die Tuisblad, klik die knoppie op die Format as Table-band. Hierdie knoppie is in die Styles-nutsbalk.
Kies dan een van jou gunsteling style in die lys wat oopmaak. Die keuse van die tafel sal nie die funksionaliteit van die tafel beïnvloed nie.
Daarna verskyn 'n dialoog waarin u die koördinate van die tabel kan verander. Maar as jy die area voorheen gekies het, moet niks anders gedoen word nie. Die belangrikste ding is om daarop te let dat daar 'n regmerkie langs die "Table with headers" -parameter is. Klik dan op die "OK" knoppie.
As jy besluit om die tweede metode te gebruik, moet jy ook die hele gebied van die tabel kies, maar hierdie keer gaan na die "Insert" -oortjie. Terwyl hier op die lint in die "Tables" toolbox, moet jy op die "Table" knoppie klik.
Daarna sal, soos die laaste keer, 'n venster oopmaak waar jy die koördinate van die tafelplasing kan aanpas. Klik op die "OK" knoppie.
Ongeag watter metode jy gebruik wanneer jy die slimme tafel skep, sal jy met 'n tafel in die selle van die pette waarvan die vroeëre filters geïnstalleer word geïnstalleer word.
As u op hierdie ikoon klik, sal alle funksies beskikbaar wees as wanneer u die filter op die standaard manier begin deur die "Sort and Filter" -knoppie.
Les: Hoe om 'n tabel in Microsoft Excel te skep
Soos u kan sien, kan die sorteer- en filtergereedskap, wanneer dit behoorlik gebruik word, die gebruikers se werk makliker vergemaklik. Veral relevant is die kwessie van hul gebruik in die geval dat 'n tabel 'n baie groot datastel bevat.
