In die Microsoft Office-pakket is daar 'n spesiale program om 'n databasis te skep en met hulle te werk - Toegang. Nietemin, baie gebruikers verkies om vir hierdie doel 'n meer bekende toepassing op hulle te gebruik - Excel. Daar moet kennis geneem word dat hierdie program al die gereedskap het om 'n volwaardige databasis (DB) te skep. Kom ons uitvind hoe om dit te doen.
Skepping proses
Die Excel-databasis is 'n gestruktureerde stel inligting wat in kolomme en rye van 'n blad versprei word.
Volgens spesiale terminologie word databasisstrings genoem "Rekords". Elke inskrywing bevat inligting oor 'n individuele voorwerp.
Die kolomme word genoem "Fields". Elke veld bevat 'n aparte parameter vir alle rekords.
Dit is, die raamwerk van enige databasis in Excel is 'n gereelde tabel.
Tafelskepping
Dus, eers moet ons 'n tafel skep.
- Tik die opskrifte van die velde (kolomme) van die databasis.
- Ons vul die naam van die databasis rekords (lyne) in.
- Ons gaan voort om die databasis te vul.
- Nadat die databasis gevul is, formateer ons die inligting daarin, volgens ons diskresie (font, grense, vul, seleksie, teks posisie relatief tot die sel, ens.).
Dit voltooi die skepping van die databasisraamwerk.
les: Hoe om 'n sigblad in Excel te maak
Toekenning van databasis eienskappe
Om te verseker dat Excel die tabel nie net as 'n reeks selle beskou nie, naamlik as 'n databasis, moet die toepaslike eienskappe toegeken word.
- Gaan na die oortjie "Data".
- Kies die hele reeks van die tabel. Klik op die regter muisknop. Klik in die konteks kieslys op die knoppie "Toeken 'n naam ...".
- In die grafiek "Naam" spesifiseer die naam wat ons die databasis wil noem. 'N Voorvereiste is dat die naam met 'n brief moet begin, en daar moet nie spasies wees nie. In die grafiek "Range" U kan die adres van die tafelarea verander, maar as u dit reg gekies het, hoef u niks hier te verander nie. Opsioneel kan jy 'n nota spesifiseer in 'n aparte veld, maar hierdie parameter is opsioneel. Nadat alle veranderinge aangebring is, klik op die knoppie. "OK".
- Klik op die knoppie "Save" bo-aan die venster of tik die sleutelbordkortpad Ctrl + S, om die databasis op 'n hardeskyf of verwisselbare media wat op 'n rekenaar gekoppel is, te stoor.
Ons kan dit dan ook sê dat ons reeds 'n gereedgemaakte databasis het. Dit kan selfs in so 'n staat werk soos dit nou aangebied word, maar baie geleenthede sal afgesny word. Hierna verduidelik ons hoe om die databasis meer funksioneel te maak.
Sorteer en filter
Werk met databasisse, in die eerste plek, maak voorsiening vir die moontlikheid om rekords te organiseer, te selekteer en te sorteer. Kom ons verbind hierdie funksies aan ons databasis.
- Kies die inligting van die veld waarin ons die bestelling gaan uitvoer. Klik op die knoppie "Sorteer" op die lint in die oortjie "Data" in die blok gereedskap "Sorteer en filter".
Sorteer kan uitgevoer word byna enige parameter:
- alfabetiese naam;
- datum;
- nommer, ens.
- Die volgende venster word gevra of jy net die geselekteerde area moet gebruik om dit te sorteer of outomaties uit te brei. Kies die outomatiese uitbreiding en klik op die knoppie. "Sorteer ...".
- Die venster sorteer instellings word oop. In die veld "Sorteer op" spesifiseer die naam van die veld waarop dit uitgevoer gaan word.
- In die veld "Sort" spesifiseer presies hoe dit uitgevoer sal word. Vir 'n databasis is die beste opsie om te kies "Waardes".
- In die veld "Order" spesifiseer die volgorde waarin die sortering uitgevoer sal word. Vir verskillende tipes inligting word verskillende waardes in hierdie venster vertoon. Byvoorbeeld, vir teks data, sal dit die waarde wees "Van A tot Z" of "Z na A", en vir numeriese - "Ascending" of "Dalende".
- Dit is belangrik om seker te maak dat "My data bevat opskrifte" daar was 'n bosluis. Indien nie, dan moet jy sit.
Nadat u al die nodige parameters ingevoer het, klik op die knoppie "OK".
Daarna sal die inligting in die databasis gesorteer word volgens die gespesifiseerde instellings. In hierdie geval het ons gesorteer volgens die name van werknemers van die onderneming.
- Een van die mees geskikte gereedskap wanneer u in 'n Excel-databasis werk, is 'n outomatiese filter. Kies die volledige omvang van die databasis en in die instellingsblok "Sorteer en filter" Klik op die knoppie "Filter".
- Soos u kan sien, verskyn hierna ikone in selle met die naam van die velde in die vorm van omgekeerde driehoeke. Klik op die ikoon van die kolom wie se waarde ons gaan filter. In die oop venster verwyder ons die vinkjes uit die waardes, die rekords waarmee ons wil wegsteek. Nadat die keuse gemaak is, klik op die knoppie. "OK".
Soos u kan sien, is die lyne wat die waardes bevat waaruit ons die vinkies verwyder het, van die tabel versteek.
- Om al die data op die skerm te stuur, klik op die ikoon van die kolom waarop die filter uitgevoer is. Kontroleer alle blokkies voor alle items in die oop venster. Klik dan op die knoppie "OK".
- Om die filter volledig te verwyder, klik op die knoppie. "Filter" op die band.
les: Sorteer en filter data in Excel
soek
As daar 'n groot databasis is, is dit gerieflik om dit deur middel van 'n spesiale hulpmiddel te soek.
- Om dit te doen, gaan na die oortjie "Home" en op die band in die blok gereedskap "Editing" druk die knoppie "Vind en verhelder".
- Daar word 'n venster oop waarin u die verlangde waarde moet spesifiseer. Klik daarna op die knoppie "Vind volgende" of "Vind alles".
- In die eerste geval word die eerste sel waarin daar 'n bepaalde waarde is, aktief.
In die tweede geval word die volledige lys selle wat hierdie waarde bevat, geopen.
les: Hoe om 'n soektog in Excel te doen
Pinning areas
Gerieflik wanneer 'n databasis geskep word om die sel te herstel met die naam van rekords en velde. As jy met 'n groot basis werk, is dit net 'n voorvereiste. Andersins moet jy voortdurend tyd spandeer deur die vel te blaai om te sien watter ry of kolom ooreenstem met 'n bepaalde waarde.
- Kies die sel, die gebied hierbo en links waarvan jy wil regmaak. Dit sal onmiddellik onder die kop en regs van die inskrywing se name wees.
- Om in die oortjie te wees "Kyk" Klik op die knoppie "Speld die area"wat in die gereedskapgroep geleë is "Venster". Kies die waarde in die aftreklys "Speld die area".
Nou sal die name van velde en rekords altyd voor jou oë wees, maak nie saak hoe ver jy deur die datablad blaai nie.
les: Hoe om die area in Excel op te los
Drop down lys
Vir sommige velde van die tabel sal dit optimale wees om 'n aftreklys te organiseer sodat gebruikers, deur nuwe rekords by te voeg, slegs sekere parameters kan spesifiseer. Dit is waar, byvoorbeeld, vir die veld "Gender". Daar is immers net twee opsies: manlik en vroulik.
- Skep 'n addisionele lys. Die meeste gerieflik sal dit op 'n ander vel geplaas word. Hierin spesifiseer ons die lys waardes wat in die keuselys verskyn.
- Kies hierdie lys en klik daarop met die regter muisknop. Kies die item in die kieslys wat verskyn "Toeken 'n naam ...".
- Die venster wat ons reeds bekend het, maak oop. Gee in die toepaslike veld die naam aan ons reeks, volgens die voorwaardes wat reeds hierbo bespreek is.
- Ons gaan terug na die blad met die databasis. Kies die reeks waarvoor die aftreklys toegepas sal word. Gaan na die oortjie "Data". Ons druk die knoppie "Data Verifikasie"wat op die band in die blok gereedskap geleë is "Werk met data".
- Die sigbare waardekontrole venster word oop. In die veld "Data Type" stel die skakelaar in posisie "Lys". In die veld "Die Bron" stel die punt "=" en dadelik daarna, sonder 'n spasie, skryf die naam van die aftreklys, wat ons dit 'n bietjie hoër gegee het. Klik daarna op die knoppie "OK".
Nou, as jy probeer om data in te voer in die reeks waar die beperking gestel is, sal 'n lys verskyn waarin jy tussen duidelik gedefinieerde waardes kan kies.
As jy probeer om arbitrêre karakters in hierdie selle te skryf, sal 'n foutboodskap verskyn. Jy sal moet terugkom en 'n korrekte inskrywing maak.
les: Hoe om 'n aftreklys in Excel te maak
Natuurlik, Excel is minderwaardig in sy vermoë om gespesialiseerde programme vir die skep van databasisse. Dit het egter 'n toolkit wat in die meeste gevalle die behoeftes van gebruikers wat 'n databasis wil skep, sal bevredig. Gegewe die feit dat Excel funksies, in vergelyking met gespesialiseerde toepassings, vir gewone gebruikers baie beter bekend is, dan het die ontwikkeling van Microsoft selfs enkele voordele in hierdie verband.
