Wanneer u in Excel werk, bereik sommige tafels 'n indrukwekkende grootte. Dit lei tot die feit dat die grootte van die dokument toeneem, soms selfs 'n dosyn megabytes of meer bereik. 'N toename in die gewig van 'n Excel-werkboek lei nie net tot 'n toename in die hoeveelheid ruimte wat dit op die hardeskyf beset nie, maar, belangriker nog, tot 'n verlangsaming in die spoed van uitvoering van verskeie aksies en prosesse daarin. Eenvoudig gestel, wanneer jy met so 'n dokument werk, begin Excel stadiger te raak. Daarom word die kwessie van die optimalisering en vermindering van die grootte van sulke boeke dringend. Kom ons kyk hoe jy die lêergrootte in Excel kan verminder.
Die prosedure om die grootte van die boek te verminder
Optimaliseer die uitgebreide lêer moet in verskeie rigtings gelyktydig wees. Baie gebruikers raai nie, maar dikwels bevat die Excel-werkboek baie onnodige inligting. Wanneer 'n lêer klein is, betaal niemand dit spesiale aandag nie, maar as die dokument omslagtig word, moet jy dit met alle moontlike parameters optimaliseer.
Metode 1: verlaag die werkreeks
Die werkreeks is die gebied waarin Excel die aksies onthou. Wanneer 'n dokument herbereken word, word die program herbereken na alle selle van die werkplek. Maar dit stem nie altyd ooreen met die omvang waarin die gebruiker werklik werk nie. Byvoorbeeld, 'n onopsetlike spasie onder die tafel sal die grootte van die werkreeks uitbrei na die element waar hierdie spasie geleë is. Dit blyk dat wanneer Excel herbereken word, Excel elke keer 'n klomp leë selle sal verwerk. Kom ons kyk hoe jy hierdie probleem kan oplos deur die voorbeeld van 'n spesifieke tabel.
- Kyk eers na die gewig voor optimalisering, om te vergelyk wat dit sal wees na die prosedure. Dit kan gedoen word deur na die oortjie te beweeg "Lêer". Gaan na die afdeling "Inligting". In die regterkant van die oop venster word die hoof eienskappe van die boek aangedui. Die eerste item van eienskappe is die grootte van die dokument. Soos u kan sien, is dit in ons geval 56,5 kilobytes.
- Eerstens moet jy uitvind hoe die werklike werkarea van die blad verskil van die een wat die gebruiker regtig nodig het. Dit is redelik maklik om te doen. Ons word in enige sel van die tafel en tik die sleutel kombinasie Ctrl + Einde. Excel beweeg dadelik na die laaste sel, wat die program beskou as die finale element van die werkplek. Soos u kan sien, is dit in ons spesifieke geval lyn 913383. Aangesien die tabel eintlik net die eerste ses reëls beklee, kan gestel word dat die 913377 lyne eintlik 'n nuttelose lading is wat nie net die lêergrootte verhoog nie, maar as gevolg van Deurlopende herberekening van die totale omvang van die program wanneer 'n aksie uitgevoer word, lei tot 'n verlangsaming in die werk op die dokument.
Natuurlik, so 'n groot gaping tussen die werklike werkreeks en die een Excel wat daaruit voortspruit, is natuurlik skaars, en ons het so 'n groot aantal lyne vir duidelikheid geneem. Alhoewel daar soms gevalle is waar die hele gebied van 'n laken as 'n werkarea beskou word.
- Om hierdie probleem op te los, moet u al die lyne verwyder, vanaf die eerste leë en tot die einde van die blad. Om dit te doen, kies die eerste sel, wat direk onder die tabel is, en tik die sleutel kombinasie Ctrl + Shift + Down Arrow.
- Soos u kan sien, is alle elemente van die eerste kolom daarna gekies, vanaf die gespesifiseerde sel en aan die einde van die tabel. Klik dan met die regter muisknop op die inhoud. Kies die item in die oop konteks kieslys "Verwyder".
Baie gebruikers probeer om te verwyder deur op die knoppie te klik. verwyder op die sleutelbord, maar dit is nie korrek nie. Hierdie handeling maak die inhoud van die selle skoon, maar verwyder hulle nie self nie. Daarom sal dit nie help nie.
- Nadat ons die item gekies het "Verwyder ..." In die konteks kieslys, maak 'n klein sel verwydering venster oop. Ons sit die skakelaar na die posisie "Line" en klik op die knoppie "OK".
- Alle lyne van die gekose reeks is verwyder. Maak seker dat jy die boek weer deur te kliek op die diskette-ikoon in die linkerbovenhoek van die venster.
- Kom ons kyk hoe dit ons gehelp het. Kies enige sel in die tabel en tik die kortpad Ctrl + Einde. Soos u kan sien, het Excel die laaste sel van die tabel gekies, wat beteken dat dit nou die laaste element van die werkruimte van die blad is.
- Nou gaan ons na die afdeling "Inligting" oortjies "Lêer"om uit te vind hoeveel die gewig van ons dokument verminder is. Soos u kan sien, is dit nou 32.5 KB. Onthou dat voor die optimaliseringsprosedure sy grootte 56,5 KB was. Dus is dit met meer as 1,7 keer verminder. Maar in hierdie geval is die hoofprestasie nie eens 'n afname in die gewig van die lêer nie, maar die feit dat die program nou vrygestel is van die feit dat die feitlik ongebruikte reeks vertel word, wat die spoed van die verwerking van die dokument aansienlik sal verhoog.
As die boek verskeie bladsye bevat waarmee u werk, moet u 'n soortgelyke prosedure met elk van hulle uitvoer. Dit sal die grootte van die dokument verder verlaag.
Metode 2: verwyder oortollige formatering
Nog 'n belangrike faktor wat 'n Excel-dokument swaarder maak, is oortollige formatering. Dit kan die gebruik van verskillende tipes lettertipes, grense, getalformate insluit, maar bowenal gaan dit oor die vul van selle met verskillende kleure. So voordat jy die lêer formaat, moet jy twee keer dink, en of dit die moeite werd is om dit te doen of sonder hierdie prosedure, kan jy dit maklik doen.
Dit geld veral vir boeke wat 'n groot hoeveelheid inligting bevat, wat self reeds 'n aansienlike grootte het. As jy 'n boek byvoeg, kan dit selfs 'n paar keer verhoog word. Daarom is dit nodig om die "goue gemiddelde" tussen die sigbaarheid van die inligting in die dokument en die grootte van die lêer te kies, om slegs formatering toe te pas waar dit regtig nodig is.
Nog 'n faktor wat verband hou met die formatering, gewig, is dat sommige gebruikers die selle 'met 'n marge' wil vorm. Dit beteken dat hulle nie net die tafel self formaat nie, maar ook die omvang wat daaronder is, soms selfs tot aan die einde van die blad, met die verwagting dat wanneer nuwe rye by die tafel gevoeg word, dit nie nodig is om hulle elke keer weer te formateer nie.
Maar dit is nie bekend presies wanneer nuwe lyne bygevoeg sal word en hoeveel bygevoeg sal word nie. Met sulke voorlopige opmaak sal u die lêer nog op die oomblik maak, wat ook die werkspoed met hierdie dokument negatief sal beïnvloed. As jy dus die formatering toegepas het op leë selle wat nie in die tabel ingesluit is nie, moet jy dit beslis verwyder.
- Eerstens moet u al die selle wat onder die omvang van die data is, selekteer. Om dit te doen, klik op die nommer van die eerste leë lyn op die vertikale koördinaatpaneel. Die hele lyn is uitgelig. Daarna gebruik die sneltoets kombinasie wat ons reeds ken. Ctrl + Shift + Down Arrow.
- Daarna word die hele reeks rye onder die deel van die tabel gevul met data uitgelig. Om in die oortjie te wees "Home" Klik op die ikoon "Duidelike"wat op die band in die blok gereedskap geleë is "Editing". 'N Klein spyskaart word oopgemaak. Kies 'n posisie daarin "Duidelike formate".
- Na hierdie aksie in alle selle van die gekose reeks, sal die formatering verwyder word.
- Op dieselfde manier kan u onnodige opmaak in die tabel self verwyder. Om dit te doen, kies ons individuele selle of 'n reeks waarin ons die formatering beskou as minimaal bruikbaar, klik op die knoppie. "Duidelike" Kies die item op die band en in die lys "Duidelike formate".
- Soos u kan sien, is die formatering in die geselekteerde reeks van die tabel heeltemal verwyder.
- Daarna gaan ons terug na hierdie reeks sommige formatteringselemente wat ons toepaslik ag: grense, numeriese formate, ens.
Bogenoemde stappe sal help om die grootte van die Excel-werkboek aansienlik te verminder en die werk daarin te bespoedig. Maar dit is beter om eers die formatering te gebruik waar dit regtig geskik en nodig is, as om tyd te spandeer om die dokument te optimaliseer.
Les: Formatering van Excel-tabelle
Metode 3: Skrap skakels
In sommige dokumente, 'n baie groot aantal skakels, van waar waardes trek. Dit kan ook die spoed van werk ernstig vertraag. Eksterne skakels na ander boeke beïnvloed hierdie vertoning besonder sterk, hoewel interne skakels ook 'n negatiewe uitwerking op spoed het. As die bron waaruit die skakel die inligting neem, nie voortdurend opgedateer word nie, is dit sinvol om die verwysingsadresse in die selle met normale waardes te vervang. Dit kan die spoed van werk met die dokument verhoog. U kan sien of die skakel of waarde in 'n spesifieke sel is, u kan in die formulebalk na die element kies.
- Kies die area wat die skakels bevat. Om in die oortjie te wees "Home", klik op die knoppie "Copy" wat op die lint in die instellingsgroep geleë is "Clipboard".
Alternatiewelik kan u 'n kombinasie van sneltoetse gebruik nadat u die reeks gekies het. Ctrl + C.
- Nadat ons die data gekopieer het, verwyder die seleksie nie uit die area nie, maar klik met die regter muisknop daarop. Die konteks kieslys word geloods. In dit in die blok "Invoegingsopsies" moet op die ikoon klik "Waardes". Dit lyk soos 'n piktogram met die getoonde syfers.
- Daarna word alle skakels in die geselekteerde area vervang met statistiese waardes.
Maar dit moet onthou word dat hierdie opsie om 'n Excel-werkboek te optimaliseer nie altyd aanvaarbaar is nie. Dit kan slegs gebruik word as die data van die oorspronklike bron nie dinamies is nie, dit wil sê, hulle verander nie met die tyd nie.
Metode 4: Verander veranderinge
Nog 'n manier om die grootte van die lêer aansienlik te verminder, is om die formaat daarvan te verander. Hierdie metode help waarskynlik meer as al die ander om 'n boek saam te druk, alhoewel bogenoemde opsies ook in kombinasie gebruik moet word.
In Excel is daar verskeie "inheemse" lêerformate - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Die xls-formaat was die basis uitbreiding vir die programweergawe van Excel 2003 en vroeër. Dit is reeds verouderd, maar baie gebruikers bly steeds aansoek doen. Daarbenewens is daar gevalle waar jy weer moet gaan werk met ou lêers wat jare gelede geskep is, selfs in die tye van die gebrek aan moderne formate. Om nie te praat van die feit dat baie derdeparty-programme wat nie weet hoe om latere weergawes van Excel-dokumente te hanteer nie, werk met boeke met hierdie uitbreiding.
Daar moet kennis geneem word dat die boek met die xls-uitbreiding 'n veel groter grootte het as die moderne analoog van die xlsx-formaat, wat Excel tans as die hoof gebruik. Eerstens, dit is te danke aan die feit dat xlsx-lêers, in werklikheid, saamgeperste argiewe is. As jy dus die xls-uitbreiding gebruik, maar die gewig van die boek wil verminder, kan dit eenvoudig gedoen word deur dit in die xlsx-formaat te red.
- Om 'n dokument van xls-formaat na xlsx-formaat om te skakel, gaan na die oortjie "Lêer".
- Gee dadelik aandag aan die afdeling in die venster wat oopmaak "Inligting"waar dit aangedui word dat die gewig van die dokument op die oomblik 40 Kb is. Klik dan op die naam "Stoor as ...".
- 'N Stoor venster word oop. As jy wil, kan jy na 'n nuwe gids daarheen gaan, maar vir die meeste gebruikers is dit makliker om die nuwe dokument op dieselfde plek as die bron te stoor. Die naam van die boek, indien gewenst, kan verander word in die veld "Lêernaam", hoewel nie noodwendig nie. Die belangrikste in hierdie proses is om in die veld te plaas "Lêertipe" wat beteken "Excel werkboek (.xlsx)". Daarna kan jy op die knoppie druk "OK" aan die onderkant van die venster.
- Nadat die besparing gedoen is, gaan na afdeling "Inligting" oortjies "Lêer", om te sien hoeveel gewig verminder word. Soos u kan sien, is dit nou 13,5 KB teen 40 KB voor die omskakeling. Dit wil sê, net een preservering in 'n moderne formaat het ons toegelaat om die boek byna drie keer saam te druk.
Daarbenewens is daar in Excel 'n ander moderne xlsb-formaat of 'n binêre boek. Daarin word die dokument gestoor in binêre kodering. Hierdie lêers weeg selfs minder as xlsx boeke. Daarbenewens is die taal waarin hulle geskryf is die naaste aan Excel. Daarom werk dit met sulke boeke vinniger as met enige ander uitbreiding. Terselfdertyd is die boek van die gespesifiseerde formaat in terme van funksionaliteit en die moontlikheid om verskillende gereedskap te gebruik (formatering, funksies, grafika, ens.) Nie minderwaardig as die xlsx-formaat en die xls-formaat oorskry nie.
Die hoofrede waarom xlsb nie die standaardformaat in Excel geword het nie, is dat derdeparty-programme amper daaraan werk. Byvoorbeeld, as u inligting vanaf Excel na die 1C-program moet uitvoer, kan dit met xlsx of xls-dokumente gedoen word, maar nie met xlsb nie. Maar as u nie van plan is om data na 'n derdeparty-program oor te dra nie, kan u die dokument veilig in die xlsb-formaat stoor. Dit sal jou toelaat om die grootte van die dokument te verminder en die spoed van werk daarin te verhoog.
Die prosedure vir die stoor van 'n lêer in die xlsb-uitbreiding is soortgelyk aan die een wat ons gedoen het vir die xlsx-uitbreiding. In die oortjie "Lêer" Klik op item "Stoor as ...". In die oop stoorvenster in die veld "Lêertipe" moet 'n opsie kies "Excel binêre werkboek (* .xlsb)". Klik dan op die knoppie. "Save".
Ons kyk na die gewig van die dokument in die afdeling. "Inligting". Soos u kan sien, is dit nog meer afgeneem en is dit nou net 11.6 KB.
Opsomming, ons kan sê dat as u met 'n lêer in 'n formaat werk, die mees effektiewe manier om die grootte te verminder, is om weer in moderne xlsx- of xlsb-formate te red. As u hierdie lêer uitbreidings al gebruik, moet u die werkplek korrek instel, oortollige formatering en onnodige skakels verwyder. U sal die grootste opbrengs kry as u al hierdie aksies in 'n kompleks uitvoer, en beperk u nie tot net een opsie nie.
