EXCEL-AFTREKLYS

Die skep van drop-down lyste laat nie net tyd bespaar wanneer jy 'n opsie kies om tabelle te vul nie, maar ook om jouself te beskerm teen foutiewe insette van foutiewe data. Dit is 'n baie handige en praktiese instrument. Kom ons uitvind hoe om dit in Excel te aktiveer, en hoe om dit te gebruik, asook om ander nuanses te leer om dit te hanteer.

Gebruik dropdown lyste

Drop-down, of soos hulle sê, word aftrekkings lyste meestal in tabelle gebruik. Met hul hulp kan u die reeks waardes wat in 'n tabelreeks ingeskryf is, beperk. Hulle laat jou toe om slegs waardes uit 'n vooraf voorbereide lys in te voer. Dit versnel die data-invoerprosedure terselfdertyd en beskerm teen foute.

Skepping prosedure

Eerste van alles, laat ons uitvind hoe om 'n aftreklys te skep. Die maklikste manier om dit te doen is met 'n hulpmiddel genoem "Data Verifikasie".

Kies die kolom van die tabel skikking in die selle waarvan u van plan is om die aftreklys te plaas. Skuif na die oortjie "Data" en klik op die knoppie "Data Verifikasie". Dit is gelokaliseer op band in blok. "Werk met data".

Die gereedskap venster begin. "Tjek waardes". Gaan na die afdeling "Parameters". In die omgewing "Data Type" kies uit die lys "Lys". Daarna beweeg jy na die veld "Die Bron". Hier moet u 'n groep items spesifiseer vir gebruik in die lys. Hierdie name kan met die hand ingevoer word, of jy kan na hulle koppel as hulle alreeds in 'n Excel-dokument geplaas word.
As handmatige invoer gekies word, moet elke lys element in die gebied ingeskryf word deur middel van 'n semikolon (;).
As jy data van 'n reeds bestaande tabel skikking wil trek, gaan dan na die blad waar dit geleë is (as dit op 'n ander geleë is), plaas die wyser in die omgewing "Die Bron" data validering vensters, en kies dan 'n verskeidenheid van selle waar die lys is geleë. Dit is belangrik dat elke individuele sel 'n afsonderlike lysitem is. Daarna moet die koördinate van die gespesifiseerde reeks in die gebied verskyn "Die Bron".
Nog 'n manier om kommunikasie te vestig, is om 'n skikking met 'n lys name te gee. Kies die reeks waarin die datawaardes gespesifiseer word. Aan die linkerkant van die formulebalk is die naamruimte. As 'n reeks gekies word, word die koördinate van die eerste geselekteerde sel vertoon. Ons, vir ons doeleindes, voer eenvoudig die naam in wat ons meer geskik ag. Die belangrikste vereistes vir die naam is dat dit uniek is binne die boek, geen spasies het nie, en noodwendig met 'n brief begin. Nou is dit met hierdie naam dat die reeks wat ons voorheen geïdentifiseer het, geïdentifiseer sal word.
Nou in die data verifikasie venster in die gebied "Die Bron" moet karakter opstel "="en dan onmiddellik daarna die naam wat ons aan die reeks toegeken het. Die program identifiseer onmiddellik die verband tussen die naam en die skikking en trek die lys op wat daarin geleë is.
Maar dit sal baie doeltreffender wees om die lys te gebruik as dit in 'n slim tafel omskep word. In so 'n tabel sal dit makliker wees om die waardes te verander en sodoende die lysitems outomaties te verander. Dus, hierdie reeks sal eintlik verander in 'n opsoektafel.
Om 'n reeks na 'n slimtabel om te skakel, kies dit en skuif dit na die oortjie "Home". Daar kliek ons op die knoppie "Formaat as tafel"wat op blok in blokkie geplaas word "Styles". 'N Groot groep style open. Die keuse van 'n bepaalde styl beïnvloed nie die funksionaliteit van die tafel nie, en daarom kies ons een van hulle.
Daarna word 'n klein venster oop met die adres van die geselekteerde skikking. As die keuse korrek gemaak is, moet niks verander word nie. Aangesien ons reeks geen opskrifte het nie, is item "Tabel met opskrifte" tik moet nie wees nie. Alhoewel spesifiek in u geval, miskien sal die titel toegepas word. Dus moet ons net die knoppie druk. "OK".
Na hierdie reeks sal as 'n tabel geformateer word. As u dit kies, kan u in die naamveld sien dat die naam outomaties daaraan toegeken is. Hierdie naam kan gebruik word om in die gebied in te voeg. "Die Bron" in die data verifikasie venster met behulp van die algoritme wat vroeër beskryf. Maar as jy 'n ander naam wil gebruik, kan jy dit vervang deur net die naamruimte in te tik.
As die lys in 'n ander boek geplaas word, dan moet u die funksie toepaslik toepas om dit korrek te reflekteer INDIREKTE. Die gespesifiseerde operateur is bedoel om "super-absolute" skakels na blaarelemente in teksvorm te vorm. Eintlik sal die prosedure byna presies dieselfde wees as in die voorheen beskryf gevalle, slegs in die veld van "Die Bron" na karakter "=" moet die naam van die operateur aandui - "Indirek". Daarna moet die adres van die reeks, insluitend die naam van die boek en die blad, as 'n argument van hierdie funksie tussen hakies gespesifiseer word. Eintlik, soos in die beeld hieronder getoon.

Op hierdie punt kan ons die prosedure voltooi deur op die knoppie te klik. "OK" in die data verifikasie venster, maar as jy wil, kan jy die vorm verbeter. Gaan na die afdeling "Invoer boodskappe" data verifikasie venster. Hier in die omgewing "Boodskap" U kan 'n teks skryf wat gebruikers sal sien deur oor 'n lysitem te beweeg met 'n keuselys. Ons skryf die boodskap neer wat ons nodig ag.

Gaan dan na die afdeling 'Fout Boodskap'. Hier in die omgewing "Boodskap" U kan die teks invoer wat die gebruiker sal waarneem wanneer u foutiewe data probeer invoer, dit is enige data wat nie in die keuselys is nie. In die omgewing "Kyk" U kan die ikoon kies wat vergesel gaan van 'n waarskuwing. Tik die teks van die boodskap in en klik op "OK".

Les: Hoe om 'n aftreklys in Excel te maak

Uitvoerende bedrywighede

Kom ons kyk nou hoe om te werk met die instrument wat ons hierbo geskep het.

As ons die wyser op enige element van die blad plaas waarna die aftreklys toegepas is, sal ons 'n inligtingsboodskap sien wat ons vroeër in die dataverifikasie venster ingevoer het. Daarbenewens sal 'n driehoekikoon aan die regterkant van die sel verskyn. Dat dit dien om toegang tot die keuse van lysitems te verkry. Ons kliek op hierdie driehoek.

Nadat u daarop geklik het, sal die kieslys van die lysvoorwerpe oopmaak. Dit bevat al die elemente wat voorheen deur die data verifikasie venster ingevoer is. Ons kies die opsie wat ons nodig ag.

Die gekose opsie word in die sel vertoon.

As ons probeer om enige waarde in die sel in te voer wat nie in die lys is nie, sal hierdie aksie geblokkeer word. Terselfdertyd, as jy 'n waarskuwingsboodskap in die dataverifikasie venster ingevoer het, sal dit op die skerm vertoon word. Dit is nodig om in die waarskuwingsvenster op die knoppie te klik. "Kanseleer" en met die volgende poging om die korrekte data in te voer.

Vul die hele tabel so nodig.

Voeg 'n nuwe item by

Maar wat as jy nog 'n nuwe item moet byvoeg? Die aksies hier hang af van hoe presies jy die lys in die dataverifikasie venster gevorm het: handmatig ingevoer of uit 'n tabelreeks getrek.

As die data vir die vorming van die lys uit die tabel skikking getrek word, gaan dan na dit. Kies die selreeks. As dit nie 'n slim tafel is nie, maar 'n eenvoudige data reeks, moet jy 'n string in die middel van die skikking invoeg. As u 'n "slim" tabel toepas, is dit genoeg om eenvoudig die vereiste waarde in die eerste ry onder dit in te voer en hierdie ry word onmiddellik in die tabelreeks ingesluit. Dit is die voordeel van die slim tafel wat ons hierbo genoem het.
Maar veronderstel dat ons te doen het met 'n meer komplekse saak, deur gebruik te maak van die gewone reeks. Kies dus die sel in die middel van die gespesifiseerde skikking. Dit is bo hierdie sel en daaronder behoort daar nog 'n skikkinglyne te wees. Ons kliek op die gemerkte fragment met die regter muisknop. Kies die opsie in die kieslys "Plak ...".

'N Raamwerk word begin waar jy 'n invoegobjek moet kies. Kies opsie "Line" en klik op die knoppie "OK".

So 'n leë lyn is bygevoeg.

Ons gee die waarde in wat ons wil vertoon in die keuselys.

Daarna gaan ons terug na die tabel skikking waarin die aftreklys geleë is. Deur op die driehoek regs van enige sel in die skikking te kliek, sien ons dat die waarde wat ons benodig, by die reeds bestaande lyselemente gevoeg is. Nou, as jy wil, kan jy dit kies om dit in die tabelelement in te voeg.

Maar wat om te doen as die lys van waardes nie uit 'n aparte tabel getrek word nie, maar handmatig ingeskryf is? Om ook 'n element in hierdie geval by te voeg, het sy eie algoritme van aksies.

Kies die hele tabel reeks, waarvan die elemente lêerlys is. Gaan na die oortjie "Data" en klik weer op die knoppie "Data Verifikasie" in 'n groep "Werk met data".

Die venster vir insette validering begin. Skuif na afdeling "Parameters". Soos u kan sien, is al die instellings hier presies dieselfde as wat ons vroeër gestel het. Ons is in hierdie geval sal belangstel in die omgewing "Die Bron". Ons voeg daar by die lys wat reeds bestaan, geskei deur 'n semikolon (;) die waarde of waardes wat ons wil sien in die keuselys. Na die byvoeging, kliek ons op "OK".

Nou, as ons die aftreklys in 'n tabelreeks oopmaak, sal ons die bygevoegde waarde daar sien.

Verwyder item

Die verwydering van die lys element word volgens die presies dieselfde algoritme as die byvoeging uitgevoer.

As die data uit 'n tabelreeks getrek word, gaan dan na hierdie tabel en regskliek op die sel waar die waarde geleë is, wat uitgevee moet word. In die konteks kieslys, stop die keuse op die opsie "Verwyder ...".

Die venster vir die verwydering van selle oop is amper dieselfde as wat ons gesien het toe hulle bygevoeg is. Hier stel ons weer die skakelaar na die posisie "Line" en klik op "OK".

Die string van die tabel skikking, soos ons sien, is uitgevee.

Nou gaan ons terug na die tafel waar die selle met die aftreklys geleë is. Ons kliek op die driehoek regs van enige sel. In die lys wat oopmaak, sien ons dat die verwyderde item ontbreek.

Wat om te doen as waardes by die dataverifikasie venster handmatig bygevoeg is, en nie met behulp van 'n bykomende tabel nie?

Kies die tabelreeks met 'n aftreklys en gaan na die venster om waardes te toets, soos ons alreeds gedoen het. Skuif na die afdeling in die gespesifiseerde venster "Parameters". In die omgewing "Die Bron" kies die waarde wat jy met die wyser wil verwyder. Klik dan op die knoppie verwyder op die sleutelbord.

Nadat die item uitgevee is, kliek op "OK". Nou sal dit nie in die aftreklys wees nie, net soos ons in die vorige opsie met die tabel gesien het.

Volledige verwydering

Terselfdertyd is daar situasies waar die aftreklys heeltemal verwyder moet word. As dit nie vir jou belangrik is dat die ingevoerde data gestoor is nie, is dit baie maklik om dit te verwyder.

Kies die hele skikking waar die aftreklys geleë is. Skuif na die oortjie "Home". Klik op die ikoon "Duidelike"wat op blok in blokkie geplaas word "Editing". Kies die posisie in die kieslys wat oopmaak "Maak alles skoon".

Wanneer hierdie aksie gekies word, sal alle waardes in die geselekteerde elemente van die blad uitgevee word, die formatering sal skoongemaak word. Daarbenewens sal die hoof doel van die taak bereik word: die aftreklys sal verwyder word en nou kan u enige waardes handmatig in die selle invoer.

Verder, as die gebruiker nie die ingevoerde data hoef te stoor nie, is daar nog 'n opsie om die aftreklys te verwyder.

Kies die reeks leë selle, wat gelykstaande is aan die reeks skikkingelemente met 'n aftreklys. Skuif na die oortjie "Home" en daar kliek ons op die ikoon "Copy"wat op band in die omgewing gelokaliseer word "Clipboard".
Ook, in plaas van hierdie aksie, kan jy met die regter muisknop op die aangeduide fragment klik en op die opsie stop "Copy".
Dit is selfs makliker om 'n stel knoppies onmiddellik na keuse toe te pas. Ctrl + C.
Kies dan daardie fragment van die tabelreeks, waar die aftrekelemente geleë is. Ons druk die knoppie "Voeg"gelokaliseer op die lint in die blad "Home" in die afdeling "Clipboard".
Die tweede opsie is om met die regs-kliek op die keuse te skakel en die keuse op die opsie te staak "Voeg" in 'n groep "Invoegingsopsies".
Ten slotte is dit moontlik om net die gewenste selle te merk en 'n kombinasie van knoppies te tik. Ctrl + V.
Vir enige van die bogenoemde, in plaas van selle wat waardes en aftreklys bevat, sal 'n absoluut skoon fragment ingevoeg word.

As jy wil, kan jy ook nie 'n leë reeks inskryf nie, maar 'n gekopieerde fragment met data. Die nadeel van die aftreklys is dat jy nie data wat nie in die lys is, handmatig kan invoer nie, maar jy kan dit kopieer en plak. In hierdie geval sal die data-tjek nie werk nie. Verder, soos ons uitgevind het, sal die struktuur van die aftreklys self vernietig word.

Dikwels moet jy die aftreklys verwyder, maar terselfdertyd verlaat die waardes wat ingevoer is, en formatering. In hierdie geval moet meer korrekte aksies geneem word om die gespesifiseerde vulhulpmiddel te verwyder.

Kies die volledige fragment waarin die items met 'n aftreklys geleë is. Skuif na die oortjie "Data" en klik op die ikoon "Data Verifikasie"wat, soos ons onthou, op die band in die groep geplaas is "Werk met data".

'N Bekende insetvalideringsvenster word oop. Om in enige afdeling van die gespesifiseerde instrument te wees, moet ons 'n enkele aksie uitvoer - klik op die knoppie. "Maak alles skoon". Dit is in die onderste linkerhoek van die venster.

Daarna kan die data verifikasie venster gesluit word deur op die standaard sluitknoppie in die boonste regterhoek in die vorm van 'n kruis of op die knoppie te klik "OK" aan die onderkant van die venster.

Kies dan enige van die selle waarin die aftreklys voorheen geplaas is. Soos u kan sien, is daar nou nie 'n wenk wanneer die element gekies word nie, en ook nie 'n driehoek om die lys regs van die sel te bel nie. Maar terselfdertyd het die formatering en al die waardes wat ingeskryf is deur die lys gebruik, ongeskonde gebly. Dit beteken dat ons die taak suksesvol hanteer het: die gereedskap wat ons nie meer nodig het nie, is uitgevee, maar die resultate van sy werk is ongeskonde.

Soos u kan sien, kan die aftreklys die bekendstelling van data in tabelle aansienlik vergemaklik, asook die bekendstelling van foutiewe waardes. Dit sal die aantal foute verminder wanneer die tabelle ingevul word. As enige waarde bygevoeg moet word, kan u altyd die redigeringprosedure uitvoer. Die wysigingsopsie sal afhang van die skeppingsmetode. Nadat u die tabel ingevul het, kan u die aftreklys verwyder, alhoewel dit nie nodig is om dit te doen nie. Die meeste gebruikers verkies om dit te verlaat selfs nadat hulle klaar is met die voltooiing van die tabel met data.